KOORDINASI & RENTANG MANAJEMEN

 

 

Tujuan Bab ini :

 

1.      Menjelaskan mengapa koordinasi dari kegiatan dan tujuan dari organisasi penting untuk dilakukan.

2.      Mendefinisikam koordinasi yang efektif dan menjelaskan mengapa konflik yang membangun sangat perlu dalam proses koordinasi.

3.      Mengidentifikasikan dan menjelaskan mekanisme koordinasi yang dapat dipergunakan para manajer.

4.      Mendefinisikan rentang manajemen dan hubungannya dengan koordinasi.

5.      Membedakan antara pendekatan tradisional dan moderen untuk memilih rentang manajemen.

6.      Menjelaskan efek dari rentang manajemen yang terlalu luas atau sempit.

7.      Membedakan antara struktur organisasi yang tinggi dan yang datar.

8.      Mengidentifikasi dan menjelaskan kriteria yang dipergunakan manajer dalam menentukan rentang kendali manajemen yang dipilih.

KOORDINASI

Adalah proses pengintegrasian tujuan dan kegiatan pada satuan yang terpisah pada suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien

 

Koordinasi penting bagi manajer karena melakukan secara bersamaan hal- hal sbb :

a)      Membagi pekerjaan secara spesialisasi dan departementalisasi agar tercapai produktifitas dan effisiensi tinggi.

b)      Mengkoordinasikan bermacam-macam kegiatan yang ada dan telah effisien dan produktif itu agar tercapai tujuan yang telah ditetapkan.

Tanpa koordinasi maka mereka akan memaksimalkan effisiensi bidang mereka tanpa perduli bagian lain.

 

3 Macam Ketergantungan

         Saling ketergantungan yang menyatu

         Saling ketergantungan yang berurutan

         Saling ketergantungan timbal-balik

 

Masalah Dalam Koordinasi

         Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu

         Perbedaan dalam orientasi waktu

         Perbedaan dalam orientasi antar waktu

         Perbedaan dalam formalitas struktur

 

3 Pendekatan

         Teknik manajemen dasar

         Meningkatkan koordinasi potensial

         Mengurangi kebutuhan akan koordinasi

 

Masalah dalam koordinasi

 

Mekanisme Pengkoordinasi Dasar

.

         Hirarki manajerial

Jika ada karyawan dalam satu bagian mempunyai pandangan berbeda tentang suatu masalah ,maka atasan dibagian itu harus bisa menetapkan berdasarkan tujuan secara benar dan masuk akal.

         Aturan dan prosedur

         Rencana dan penetapan tujuan

         Komunikasi antar departemen.

Sesama manajer dalam satu level mengkomunikasikan pekerjaan mereka yang berkaitan dan satu dan lainnya dan mengkaitkan pada kebijakan perusahaan.

         Komite

Suatu badan bentukan sementara ataurutin yang mewadahi kerjasama antar departemen ,sehingga masalah antara multi departemen dapat dirapatkan secara rutin tiap minggu.

         Hubungan individu (Liaison individual).

Adalah sesorang yang mempunyai kemampuan cukup mengenai beberapa departemen secara operasional detail dan berfungsi menjembatani para manajer

 

 

RENTANG MANAJEMEN

Prinsip rentang manajemen berkaitan erat dengan jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh manajer atau atasan. Antara rentang manajemen dan koordinasi saling berhubungan erat. Ada anggapan bahwa semakin besar jumlah rentangan semakin sulit untuk mengkoordinasikan kegiatan bawahan secara efektif

 

Penentuan rentang yang tepat

         Rentang manajemen mempengaruhi penggunaan efisien dari manajer dan pelaksanaan kerja efektif dari bawahan mereka. Jika terlalu banyak anak buah maka ,anak buah akan semakin kurang terkontrol dan kurang arahan. Kalau terlalu sedikit maka ,manajer yang kurang dimanfaatkan tenaganya dan para bawahan terlalu diawasi.

         Ada hubungan antara rentang manajemen di seluruh organisasi dan struktur organisasi. Jika rentang terlalu sempit, yaitu anak buahnya sedikit, maka organisasi jadi terlalu tinggi dan berjenjang sehingga efiktifitas manajer ditiap tingkatan akan terpengaruh.

Jika anak buah merasa frustasi dan ada kecurangan maka dapat disimpulkan bahwa rentang organisasi terlalu lebar, jadi tak effisien dan banyak tenaga yang tak termanfaatkan dengan baik.

 

Pendekatan Graicunas

         Dalam memilih suatu rentangan, manajer harus mempertimbangkan tidak hanya hubungan satu dengan satu secara langsung dengan bawahan yang diawasi tetapi juga hubungan mereka dengan bawahan dalam kelompok dua atau lebih.

         Rumus: R=n{2(n-1)+(n-1)}

dalam hal ini:

* R : jumlah hubungan

* n : jumlah bawahan

 

 

Pilihan dalam meningkatkan
jumlah karyawan

 

         Rentang manajemen naik

         Hirarki tingkatan manajemen naik

         Kombinasi keduanya

 

Gambar dibawah menunjukkan beberapa contoh hubungan antara rentang manajemen dangan struktur organisasi.

 

 

 

 

 

Menurut Lockheed's tujuh faktor yang mempengaruhi manajer dalam penentuan rentang manajemen adalah :

 

1)      Kesamaan fungsi diawasi: sejauh mana fungsi atau tugas bawahan yang manajer bertanggung jawab adalah sama atau berbeda.

2)      Kedekatan geografis fungsi diawasi: seberapa dekat terletak kepada pengelola fungsi atau bawahan.

3)      Kompleksitas fungsi diawasi: sifat fungsi atau tugas yang bertanggung jawab manajer.

4)      Arah dan kontrol yang diperlukan oleh bawahan: derajat pengawasan yang dibutuhkan bawahan.

5)      Koordinasi yang diperlukan pengawas: sejauh mana manajer harus mencoba untuk mengintegrasikan fungsi atau tugas dalam subunit atau di antara subunit dan bagian lain dari organisasi.

6)      Perencanaan yang diperlukan pengawas: sejauh mana manajer harus meninjau program dan kegiatan subunit nya.

7)      Bantuan pada atasan atas adanya organisasi : berapa banyak membantu dalam hal asisten dan personil pendukung dapat diandalkan manajer.

 

Pertimbangan ekonomis sebagai hal terpenting dalam penentuan rentang manajemen adalah :

Semakin lebar rentang manajemen maka biaya untuk manajer menurun dan biaya untuk aktivitas operasional meningkat dan sebaliknya.

Semakin sempit rentang manajemen maka biaya untuk manajer meningkat dan biaya untuk aktivitas operasional menurun.

 

Beberapa realita yang dihadapi adalah :

 

1 Realitas Bisnis.

Ini tidak hanya mempertimbangan nilai ekonomi dasar seperti yang baru saja kita bahas, tetapi juga hal-hal lain seperti bagaimana tersebarnya operasional organisasi. Semakin tersebar suatu organisasi (dalam hal fungsi atau operasi), maka kebutuhan akan manajer tingkat menengah dan manajer tingkat yang lebih rendah kemungkinan akan diperlukan lebih banyak lagi.

 

2        Realitas Manajemen.

Sistem organisasi manajemen juga akan mempengaruhi jenis rentang yang diperlukan. Sebagai contoh, dalam organisasi dimana bawahan diizinkan banyak kemerdekaan, rentang yang lebih luas mungkin diperlukan. Bawahan akan membuat lebih banyak keputusan menurut mereka sendiri. Hal seperti itu terjadi pula, dalam organisasi dengan program perencanaan yang efektif, bawahan akan lebih sadar akan tanggung jawab mereka dan kemungkinan akan membutuhkan pengawasan kurang.


3 Realitas Manusia.

Kepribadian dan kemampuan para manajer dan bawahan juga akan mempengaruhi rentang yang dipilih. Beberapa manajer mungkin ingin mengawasi (atau lebih mampu mengawasi) bawahan mereka lebih dekat daripada yang lain, dalam hal rentang yang mereka sukai akan cenderung sempit. Bawahan yang terlatih dan sangat mam pu (ahli) biasanya tidak begitu suka diawasi terlalu ketat. Manajer dengan bawahan seperti itu akan memerlukan rentang yang lebih luas.