PERENCANAAN STRATEGIS (STRATEGIC PLANNING)

Management James A.F. Stoner - BAB 5

Tujuan :

  1. Menjelaskan pentingnya pengetahuan tentang perencanaan strategis
  2. Menjelaskan bagaimana manajer dapat menentukan strategi yang tepat untuk perusahaannya.
  3. Mengidentifikasi dan memperinci ke 3 model dari Perencanaan Strategis.
  4. Mengidentifikasi dan memperinci ke 9 tahap pendekatan untuk Perencanaan yang strategis
  5. Menjelaskan bagaimana Perencanaan Strategis diterapkan di organisasi yang besar.
  6. Menjelaskan Keuntungan dan kerugian Perencanaan Strategis.

 

Kita telah mengetahui bahwa slah satu tugas dari seorang manajer adlah membuat rencana. Disini akan dibahas rencana manajer yang bersifat strategis , mengenai tujuan dasar dari organisasi dan menyangkut sumber daya dalam usaha pencapaiannya.

Manajer harus mengetahui tentang perencanaan strategis karena ;

1)      Perencanaan Strategis adalah perencanaan yang paling penting, dimana manajer mengarahkan detil operasi dari organisasi setelah menentukan tujuan dasar dan bagaimana cara mencapainya.

2)      Perencanaan Strategis telah menjadi kebutuhan yang tak dapat dipisahkan dalam pengelolaan manajemen.

3)      Mengetahui cara dalam pembuatan perencanaan strategis memberikan wawasan yang baik bagi semua lini manajer.

Mengapa Perencanaan Strategis ?

Saat ini para manajer yakin bahwa dengan mengetahui misi/visi dari perusahaan ,maka mereka lebih mudah untuk menentukan arah & tujuan organisasi, manfaat lainnya adalah mereka lebih mudah mempersiapkan diri dalam menghadapi perubahan-perubahan yang akan dihadap dalam perubahan lingkungan yang dihadapi perusahaan.

Perbedaan mendasar antara manajemen operasi dengan manajemen strategis adalah seperti pada tabel dibawah ini.

 

 

Manajemen Operasi

Manajemen Strategis

Fokus

 

Tujuan

Batasan

 

Ganjaran

 

Informasi

Organisasi

Kepemimpinan

 

Pemecahan masalah

Problem operasi

 

Keuntungan saat ini

Keadaan lingkungan saat ini

Efisien dan stabilitas

 

Bisnis sekarang

Birokrasi dan berjenjang

Konservatif

 

Reaktif dan bertumpu pada pengalaman masa lalu dan

Resiko rendah

Jangka panjang untuk bertahan dan berkembang

Keuntungan masa depan

Keadaan lingkungan masa depan

Berkembang dan potensi masa depan

Keuntungan masa depan

Fleksibel/enterpreneur

Menginspirasi perubahan

Yang radikal.

Antisipai dan menemukan cara baru

Resiko tinggi

 

Sejak Perang dunia II ada perubahan pada perencanaan strategis, yaitu pada :

  1. Kecepatan perubahan teknologi
  2. Tingginya kompleksitas masalah yang dihadapi manajer
  3. Tingginya kompleksitas masalah yang dihadapi lingkungan
  4. Jarak yang lebih lama antara keputusan yang dibuat dengan akibatnya.

 

Konsep dari Strategi.

Mengelola bisnis ,seperti menghadapi peperangan, jika strategi dasarnya benar, maka kesalahan atau kegagalan yang dihadapi hanyalah sukses yang tertunda. Untuk dapat berhasil maka harus dikenali dahulu ancaman umum yang dihadapi.

 

Ancaman umum yang dihadapi bisnis diperoleh manajer dari pertanyaan-pertanyan yang ada dalam diri mereka ,yaitu :

  1. Apakah bisnis kita ? dan kita berharap untuk menjadi apa?

Jika terlalu luas jawabannya, maka sulit untuk menentukan arah.

Jika terlalu sempit jawabannya, maka tidak ada tantangannya.

 

  1. Siapa konsumen kita dan siapa yang kita harapkan?

 

  1. Bisnis kita dalam posisi apa dalam Produk life cycle?

 

  1. Nilai kompetitive apa yang kita miliki?

 

  1. Dalam area kompetisi apa yang paling kita kuasai untuk berhasil?

 

  1. Haruskah produk kita iti kita buat sendiri atau kita beli?

 

Pendekatan dalam pembuatan Perencanaan Strategis

Setelah ancaman umum terhadap bisnis ditemukan maka para manajer dapat memulai proses pembuatan perencanaan strategis dalam bentuk yang disesuaikan dengan masing-masing bisnis dan gaya dari para manajernya.

 

Tiga (3) model dalam pembuatan perencanaan strategis adalah :

Menurut Henry Mintzberg ,ke 3 model itu adalah :

 

I. Enterpreneurial :

Disini dibutuhkan kepemimpinan yang kuat, biasanya oleh pemilik, yang menentukan dengan tegas dan melakukan resiko besar secara ilmu dan intuisi yang dimilikinya (pengalaman). Ketergantungan pada pemilik sangat besar karena mereka yang melakukan visi dan arahan.

 

II. Adaptive/Adaptasi :

Dimana si enterpreneur berhadapan dengan lingkungan yang buduh untuk di atur, manajer yang adaptive selalu menyesuaikan strategi dengan kondisi yang dihadapi dan bersifat selangkah demi selangkah, bereaksi sesuai dengan kondisi.

 

II. Perencana :

Model ini memberikan kerangka yang mengisi kekosongan yang dihadapi kedua model sebelumnya. Untuk itu biasanya yang melakukan perencanaan adalah dengan melibatkan profesional praktisi, ahli manajemen, analis, seperangkat game teori, simulasi dan data komputer, sehingga putusan mereka dapat lebih rasional, sistematis dan terstruktur.

 

Tak ada model yang terbaik diantara ketiganya, yang ada adalah yang cocok untuk kondisi dan keadaan yang dihadapi usaha tersebut saat itu. Bisa juga dicampurkan.

Ada 2 tipe pendekatan praktis dalam pembuatan perencanaan strategis, yaitu :

1.      Perencanaan dengan goal yang spesifik (Plan with spesifik goal) :

Biasanya lebih formal dan ter struktur, dimana manajer menetukan apa yang seharusnya akan dilakukan organisasi dan bagaimana melakukannya yang akan dijadikan rencana berbasis atau berorientasi pada tujuan.

 

2.      Perencanaan yang terarah (directional planning) :

Manajer menentukan terlebih dahulu apa yang akan/ingin mereka lakukan dan bukan apa yang seharusnya dilakukan perusahaan. Setelah itu dicari jalan yang terbaik untuk melaksanakan keinginan mereka. Cara ini membutuhkan dana yang lebih besar dari pada tipe yang pertama.

 

Kebutuhan untuk melakukan pendekatan perencanaan secara formal :

Apapun tipe perencanaan yang kita pilih, adalah suatu kenyataan bahwa pelaksanaan secara formal (tercatat ,terdata dan diakui bersama), selangkah demi selangkah, waktu lama dan diproses secara baik labih bagus dari cara informaal dan jangka pendek.

 

Pendekatan Perencanaan secara Formal :

Disini akan dijelaskan pendekatan pelaksanaan perencanaan strategis secara formal sehingga perencanaan yang dibuat akan lebih efektif untuk semua usaha :

 

Tahap 1 :

Pilih Gol/Tujuan nya

Titk ini yang paling kritis karena menentukan arah dari usaha, sehingga biasanya hanya top manajer saja yang melakukan. Model atau tipe yang manapun dapat mereka lakukan dalam pembuatan gol tersebut. Kekuatan dan kelemahan perusahaan harus menjadi pertimbangan mereka.

 

Tahap 2 :

Menganalisa Lingkungan

Disini para manajer juga harus mempertimbangkan opportunity / peluang dan ancaman dari lingkungan. Pada Step 1 dan 2 dilakukan analisa yang menyeluruh tentang SWOT (Strength Weakness Opportunity Threat) pada usaha. Manajer harus menganalisa kondisi sekarang, juga masa akan datang (forecast)

Tahap 3 :

Menetapkan Gol yang terukur

Apapun model atau tipe yang dipilih, tujuan haruslah terukur, hal ini karena :

         Semakin tajam dan jelas tujuannya, semakin mudah untuk dicapai.

         Tujuan yang khusus dan di uaikan dan spesifik, menimbulkan motivasi.

         Tepat dan terukurnya suatu tujuan membuat manajer di tingkat operasi mudah untuk menurunkan dalan rencana kegiatan.

         Mudah bagi manajer untuk mengetahui apakah mereka berhasil atau tidak, dan lebih terpantau.

 

Tahap 4 :

Setiap unit bagian membuat rencana sendiri

Sekali top manajemen membuat arahan maka manajer ditingkat yang lebih rendah harus menyusun rencana dibagian mereka untuk menunjang tujuan perusahaan.

 

Tahap 5 :

Bandingkan Perencanaan di tingkat bawah terhadap Rencana Strategis.

Setelah manajer di level yang lebih rendah membuat rencana mereka maka mereka mengumpulkan keseluruhan rencana beserta Rencana strategis untuk di integrasikan sehingga terjadi kesinambungan antara Perencanaan strategis dengan perencanaan taktis dan operasional.

 

Tahap 6 :

Tutup celah yang ada.

Perbaiki jika ada ketidak sesuaian antara strategi dengan turunan-turunannya.Jika di Strategi ditentukan penghematan, maka dibawahnya harus sesuai dan bila jika diharapkan juga peningkatan output dan kecepat, maka yang dibawahnya juga harus selaras.

 

Tahap 7 :

Pilih Alternative terbaik.

Lakukan pemilihan dari turunan rencana tersebut yang palih baik.

 

Tahap 8 :

Pelaksanaan Rencana Strategis.

Pada pelaksanaan rencana beserta turunan-turunannya maka telah dilengkapi juga dengan semua unsur yang menunjang, misalnya :

Jadwal pelaksanaan dan pencapaian, Sumber dayanya, anggarannya, tempatnya, pelaku dan penanggung jawab, dll.

 

Tahap 9 :

Mengukur dan mengontrol Kemajuan dari pelaksanaan rencana.

Para manajer perlu cara untuk mengetahui pencapaian mereka dalam pelaksanaan tugas tersebut, misalnya :

  1. Melakukan perbaikan bila ada kesalahan/tidak tercapainya target.
  2. Merubah rencana mereka karena tidak masuk akal.

Sangat tidak mungkin untuk bekerja dan berharap berhasil tanpa melakukan cek terhadap pencapaian dari usaha tersebut.

Ada 4 hal yang mendasar untuk melakukan kontrol, yaitu :

 

1.      Standard Pelaksanaan (Performance standard) :

Harus ada tolok ukur tentang keberhasilan ditiap titik usaha (Cek points), pada perencanaan strategis yang memakan waktu lama dalam pencapaiannya, biasanya yang diperiksa adalah penghasilan dan bukan keuntungan.

 

2.      Umpan balik :

Para manajer harus dapat umpan balik dari bawahan mengenai kondisi lapangan, dan perkiraan apa yang dihadapi.

 

3.      Evaluasi/Penilaian :

Harus dilakukan evaluasi mengenai apa yang telah dilakukan ,karena tak ada rencana yang sempurna. Cari penyimpangan, apa bisa di terima atau harus diperbaiki lagi.

 

4.      Lakukan Perbaikan :

Jika telah diketahui apa yang harus diperbuat setelah ke 3 langkah sebelumnya, maka lakukanlah perbaikan jika harus dilakukan, atau lanjutkan dengan pelaksanaan selanjutnya sampai dititik pengecekan berikutnya.

 

Penempatan dari Perencanaan Strategis didalam organisasi

Setiap organisasi punya cara berbeda dalam melkukan perencanaannya. Usaha yang kecil biasanya tidak secara formal melakukan perencanaannya. Kadang hanya diucapkan saja dan dicatat. Pimpinan puncak dan pimpinan dibawahnya berkumpul secara tidak resmi. Di perusahaan yang besar biasanya jauh lebih formal. Beberapa hal yang membedakan dalam pelaksanaannya adalah :

 

1)      Ukuran Organisasi

2)      Sentralisasi atau tidaknya suatu organisasi

3)      Macam dari produk mereka (mudah berubah atau tidak perilaku konsumennya)

4)      Perilaku dan kesukaan dari top manajer

 

Peran dari Staff perencana :

Sering kali suatu organisasi mempunyai staff khusus bagian perencanaan, karena untuk memperoleh kesanggupan yang tulus dari jajaran manajer belum waktunya ( butuh waktu lama untuk membentuk budaya ini)

 

Perencanaan Strategis di Usaha yang besar dan terdiri dari bermacam jenis :

Biasanya perencanaan melibatkan banyak tingkatan.

 

1)      Pembuatan perencanaan dalam 3 tingkatan manajemen :

Melibatkan manajemen puncak yang dibantu staf khususnya mendisain visi,misi dan goal. Manajer di tingkat selanjutnya, menjabarkan dalam rencana kegiatan yang menunjang rencana pokok.

 

2)      Perencanaan strategis dilakukan dalam 3 siklus :

a)      Siklus pertama oleh pimpinan puncak dan stafnya untuk menentukan besaran dan peran masing masing divisi.

b)      Siklus kedua dijabarkan oleh manajer taktis dan operasional untuk detail dari kegiatan yang akan menunjangnya.

c)      Siklus ketiga adalah penyusunan anggaran biaya dari seluruh kegiatan tersebut.

 

Keuntungan dan kerugian Perencanaan strategis.

Sangatlah penting bagi manajer untuk mengetahui apa saja yang akan dihadapi dalam melaksanakan rencana yang mereka buat tersebut, sehingga bisa menentukan apakah akan memakai atau tidak, perencanaan strategis yang dibuat.

 

Kerugiannya

Jelas sekali bahwa untuk membuat/menyusun rencana strategis sangat membutuhkan , waktu, uang dan sumber daya manusia, dan butuh waktu lama untuk memberi pemahaman pada organisasi secara keseluruhan agar rencana bisa terlaksana. Sering kali bahkan tidak cepat meresponse kondisi yang cepat berubah karena adanya rencana strategis yang terkait pada visi dan misi usaha, sehingga tidak dapat memperoleh keuntungan yang ada saat itu.

 

Keuntungannya

Jelas sekali bahwa rencana strategis akan memberikan arah yang konsisten bagi kegiatan organisasi.

Para manajer akan sangat terbantu dalam membuat keputusan dan tindakan sesuai yang digariskan dalam rencana pokok. Menghilangkan kemungkinan salah besar dalam bertindak dan menghilangkan kejutan yang mungkin timbul dalam operasional. Perencanaan strategis sangat baik untuk usaha yang membutuhkan waktu lama antara keputusan dan dampaknya dalam proses pelaksanaanya.