MANAJEMEN DAN ORGANISASI

 

1. PENGERTIAN MANAJEMEN DAN MANAJER

Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dcngan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditctapkan.

Manajernen merupakan sarana untuk mencapai tujuan organisasi dengan meman­faatkan alat yang tersedia semaksimum mungkin.

Manajemen merupakan kegiatan pokok yang dilakukan scorang pimpinan karena dia menjabat sebagai manajer untuk mengolah input menjadi output mclalaui proses manajemen, yang kalau digambarkan sebagai berikut:

 

 

proses manajemen ( kegiatan pengelolaan ) merupakan tugas seorang manajer.

 

Jadi manajer melaksanakan kegiatan Planning, Organizing, Leading dan Controlling.

 

Peranan Manajer ada 3 :

  1. Antar pribadi ( hubungan interpersonal )
  2. Pemberian informasi kepada pihak yang berkepentingan mengenai policy perusahaan ( Informational Role.
  3. Cara manajer mengimplementasikan suatu keputusan perusahaan di dalam kegiatan perusahaan ( Decision Role ).

semakin ke atas seseorang dalam kedudukannya pada posisi organisasi maka semakin besar kewenangannya dalam mengambil keputusan.

Jenjang manajemen dalam organisasi pada dasamya terbagi menjadi 3 :

 

 

1.  Manajer puncak meliputi manajer yang diduduki di dewan direksi atau Chief Executif Officer ( CE ) dengan tugas menyususn rencana perusahaan maupun pe­ngelolaan harta kekayaan perusahaan.

2.  Manajer madya disebut sebagai manajer administrasi yang meliputi manajer-manajer divisi yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan operasionil rencana yang telah disusun Top Manajer.

3.   Manajer lini operasional yang bertugas mengawasi pelaksanaan kegiatan operasional yang telah dilakukan oleh karyawan sehari-hari.

 

2. FUNGSI MANAJEMEN

Fungsi manajemen merupakan perincian dari kegiatan yang dilakukan oleh seorang manajer dalarn mengelola perusahaan, di mana secara garis besar fungsi manajemen dibagi menjadi 5 bagian yaitu:

 

a. Planning.

b. Organizing.

c. Directing.

d. Coordinating.

e. Controlling.

 

a. Planning Perencanaan

      Planning adalah suatu fungsi pemilihan alternatif melalui suatu proses yang rasional untuk mengambil keputusan terhadap objective perusahaan, policy, program maupun prosedur untuk memperbaikinya.

      Fungsi plannning dalam manajemen merupakan fungsi dasar dari fungsi-fungsi yang lainnya, menentukan tujuan, arah, strategi, aturan maupun pro­gram yang akan selalu menjadi bagian penting dari pelaksanaan fungsi, manajemen yang lainnya.

      Fungsi perencanaan yang rasional harus memenuhi syarat :

 

       a.  Dapat menganalisa dan menilai dari berbagai eltematif yang sesuai dengan

            tujuan perusahaan yang hendak dicapai perusahaan.

       b.  Mempunyai kemauan yang teguh dan optimis untuk yakin akan keberhasilan

            pelaksanaan perencanaan.

       c.  Bisa memperkirakan kekurangan yang terjadi dan mengantisipasinya.

 

b. Organizing ( Pengorganisasian ).

 

      Adalah kegiatan dalam menentukan macam kegiatan beserta jumlah kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan perusahaan maupun penge­lompokan kegiatan-kegiatan beserta orang-orangnya yang sesuai dengan kegiatan­nya disertai adanya perndelegasian wewenang.

      Ada empat bagian penting yang perlu diketahui dalam pengorganisasian, yaitu:

1. Staffing

Staffing merupakan suatu kegiatan yang melakukan pembagian kelompok­kelompok kerja menurut jenisnya beserta pengisian orang-orang yang sesuai dengan keahliannya.

2. Delegation of Authority

Yaitu pendelegasian wewenang dari seorang atasan kepada bawahannya sesuai dengan struktur organisasi maupun kedudukan bawahan/ kemampuan bawahan.

3. Departementasi

      Yaitu pengelompokan kegiatan-kegiatan yang sejenis untuk kemudian      dipisahkan dengan kegiatan yang lainnya di mana di antara pengelompokan  kegiatan tersebut tetap terjalin koordinasi dalam bekerja sama.

 

4.  Kepegawaian ini sangat penting dalam hubungannya dengan para bawahan baik hubungan yang bersifat formal ( sesuai dalam struktur organisasi ) maupun informal ( timbul karena kebutuhan sosialisasi diri anggota ).

 

c. Directing

Directing atau pengarahan (= actuating = leading = commanding ) adalah kegiatan yang khususnya ditujukan untuk mengatasi dan mengarahkan bawahan

Adapun cara yang biasa dikenal adalah sebagai berikut:

Pengarahan dilakukan dengan cara memberikan infomiasi yang diperlukan tcr­utama yang berhubungan dengan masalah yang dihadapi karyawan.

Pengarahan dengan cara memberikan perintah yang harus dilakukan olch bawahan. Perintah tersebut dapat dilakukan dengan cara tertulis ataupun lisan di mana perintah tersebut perlu untuk dimengerti secara baik oleh atasan.

 

Ada dua hal yang bisa mcnunjang bawahan dapat bckcrja lcbih giat dan cfcktif:

1. Komunikasi

Komunikasi ini terutama komunikasi yang bcrsifat intern khususnya komunikasi antara atasan dengan bawahan..

 

2. Motivasi

Faktor lain di samping terciptanya komunikasi yang menguntungkan adalah motivasi terhadap bawahan juga diperlukan. Dengan motivasi yang ditujukan kepada bawahan baik yang bersifat positif ( dengan menarnbah tingkat kepuasan tertentu: gaji, jabatan dsb ) niaupun yang negatif ( potong gaji skors dsb ) diharapkan bawahan terdorong untuk melakukan pekerjaan yang telah di­perintahkan kepadanya.

 

d. Koordinasi

Koordinasi adalah fungsi yang harus dilakukan seorang manajer agar terdapat suatu komunikasi atau kesesuaian dari berbagai kepentingan dan perbedaan kegiatan sehingga bisa tercapai tujuan organisasinya.

 

e. Controlling ( pengawasan )

Fungsi pengawasan merupakan fungsi terakhir yang akan dilakukan manajer guna melengkapi fungsi yang sudah dilakukan lebih dahulu.

Fungsi pengawasan mempunyai tiga kegiatan yang harus dilakukan :

 

1. Menetapkan standart yang dipakai.

 Standart ditetapkan berdasarkan pada kemampuan seorang bekerja secara nor­mal  baik normal secara kualitatif ( normal menurut pendapat umum, langsung, pimpinan ) maupun normal secara kuantitatif ( bisa diukur melalui standart jam kerja, pendapatan, investasi ).

 

2. Membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan standart.

 

3. Melakukan koreksi.

Dalam mengkoreksi di sini sudah ditelaah masaiah-masalah yang dihadapi, analisa dan pemilihan altematif yang memungkinkan untuk memperbaiki dan menyempumakan pelaksanaan kegiatan.

3. ORGANISASI DAN PERILAKU KEORGANISASIAN

3.1. Pengertian Organisasi

Organisasi merupakan salah satu sarana untuk mencapai tujuan perusahaan melalui pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen yang dilakukan seorang pimpinan dengan organisasi yang tercipta di perusahaan yang bersangkutan. Jadi keberhasilan perusahaan tergantung pada organisasi terutama struktur organisasi yang dianut.

 

Organisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan.

 

Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa organisasi mencakup 3 elemen pokok:

1. Interaksi manusia.

2. Kegiatan yang mengarah pada tujuan.

3. Struktur organisasi itu sendiri.

 

Kebutuhan perusahaan akan pentingnya peranan organisasi akan disesuaikan dengan seberapa besar anggota perusahaannya. Karena semakin sedikit anggota perusahaan semakin sederhana fungsi-fungsi pengorganisasian yang dilakukan.

 

3.1.1 Pola Organisasi

Pola organisasi dibagi menjadi dua bagian yaitu organisasi formal dan organisasi informal. Umumnya setiap organisasi formal biasanya mengandung kedua unsur pola tersebut di mana organisasi fornialnya yang dijadikan pedoman tegas dalam dalam struktur organisasinya. Sedangkan organisasi informal akan dengan sendirinya muncul karena kebutuhan karyawan untuk bermasyarakat atau bersosialisasi dengan dan berhubungan dengan karyawan yang lain.

 

Organisasi Formal

Organisasi formal adalah organisasi yang dibentuk secara sadar dan mempunyai tujuan tertentu yang disadari pula dengan menggunakan sistem tugas, hubungan wewenang,

tanggung jawab maupun pertanggungjawaban dirancang oleh manajer agar pekerjaan dapat dilaksanakan sesuai dengan peraturan yang telah disepakati bersama.

 

4 Hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun bagan struktur organisasi adalah

wewenang,

tanggung jawab,

koordinasi maupun

pendelegasian wewenang.

 

Organisasi Informal

Organisasi informal pada struktur oragnisasi tidak akan terlihat tetapi akan selalu mengikuti keberadaan organisasi fornnal. Organisasi informal ini keberadaannya tidak direncanakan tetapi terjadi secara otomatis karena hubungan antar perseorangan pada sesama anggota organisasi formal ( pcrusahaan ).

 

Organisasi informal merupakan organisasi yang tercipta karena adanya hubungan antar pribadi yang secara tidak sadar terjadi keberadaannya tanpa didasarkan pada hubungan wewenang formal pada struktur organisasi maupun kesepakatan tujuan ber­sama.

 

3.1.2. Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan kelanjutan dari dua bentuk pola organisasi. Adapun struktur organisasi ini secara otomatis mcrupakan perwujudan struktur organisasi formal dengan jalan menganalisis jabatan-jabatan apa yang harus diperlukan dalam mencapai tujuan untuk kemudian menentukan kualit7kasi maupun jumlah orang yang diperlukan untuk mengisis jabatan-jabatan yang telah ditetapkan.

 

Struktur organisasi yang dibentuk akan selalu berdasarkan pada 3 komponen organisasi yaitu:

1. Interaksi kemanusiaan .

2. Kegiatan yang terarah ke tujuan.

3. Struktur.

 

Hubungan wewenang dan tanggung jawab dalam struktur organisasi dapat terlihat sbb :

 

Wewenang

Tujuan                   Fungsi                                                Dipertang-              Melaksa

Organisasi  ------> Manajerial                                            gungjawab-              nakan

kan                        tugas

Tanggung

jawab

 

 

3.1.3. Bentuk Organisasi

Bentuk Struktur organisasi dapat dibagi menjadi 6 golongan, yaitu:

1.  Organisasi Lini

2.  Organisasi Fungsional

3.  Organisasi Lini dan Staff.

4.  Organisasi Fungsional dan Lini

5.  Organisasi Matrik.

6.  Organisasi Komite

 

 

1. Organisasi Lini

Organisasi Lini atau garis adalah bentuk organisasi yang didalamnya terdapat garis wewenang yang menghubungkan langsung secara vertikal antara atasan ke bawahan.

 

Ciri-cirinya:

1. Jumlah karyawannya sedikit.

2. Selain top manajer , manajer dibawahnya hanya sebagai pelaksana.

3. Sarana dan alatnya terbatas .

4. Hubungan atasan dan bawahan bersifat langsung.

5. Bentuk lini pada perusahaan perseorangan, pemilik perusahaan adalah sebagai top manajer.

 

a. Kebaikannya:

1. Atasan dan bawahan dihubungkan dengan satu garis komando.

2. Rasa solidaritas dan spontanitas seluruh anggota organisasi besar.

3. Proses decesion making berjalan cepat.

4. Disiplin dan loyalitas tinggi.

5. Rasa saling pengertian antar anggota tinggi.

b. Keburukannya:

 1. Ada tendensi gaya kepernimpinan otokratis.

 2. Pengembangan kreatifitas karyawan terhambat.

 3. Tujuan top manajer sering tidak bisa dibedakan dengan tujuan organisasi.

 4.  Karyawan tergantung pada satu orang dalam organisasi.

 

 

2. Organisasi Fungsional

Organisasi fungsional adalah suatu organisasi di mana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional untuk dikerjakan kepada para pelaksana yang mempunyai keahlian khusus.

 

Ciri-ciri organisasi fungsional adalah sebagai berikut:

1. Organisasi kecil.

2. Di dalamnya terdapat kelompok-kelompok kerja staf ahli.

3. Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas.

4. Target yang hendak dicapai jelas dan pasti.

5. Pengawasan dilakukan secara ketat.

 

a. Kebaikan

   1. Program tearah, jelas dan cepat.

    2. Anggaran, personalia, dan sarana tepat dan sesuai.

    3. Kenaikan pangkat pejabat fungsional cepat.

      

      b. Keburukan

   1. Pejabat fungsional bingung dalam mengikuti prosedur administrasi.

   2. Koordinasi sulit dilaksanakan.

3. Pangkat pejabat fungsional lebih tinggi dibandingkan kepala unit sehingga

    inspeksi sulit dilaksanakan. 

 

3. Organisasi Garis dan Staff

Organisasi lini dan staff adalah suatu bentuk organisasi di mana pelimpahan wewenang berlangsung secara vertikal dan sepenuhnya dari pucuk pimpinan ke kepala bagian di bawahnya serta masing-masing pejabat, manajer ditempatkan satu atau lebih pejabat staff yang tidak mempunyai wewenang memerintah tetapi hanya sebagai penasihat, misalnya mengenai masalah kearsipan, keuangan, personel dan sebagainya.

 

Ciri-ciri organisasi ini adalah:

1. Hubungan atasan dan bawahan tidak seluruhnya secara angsung.

2. Karyawan banyak.

       3. Organisasi besar.

      4. Ada dua kelompok kerja dalam organisasi sehingga ditekankan adanya

           spesialisasi:

              a. Personel lini.

        b. Personel staf.

Kebaikan

1. Ada pembagian tugas yang jelas.

2. Kerjasama dan koordinasi dapat dilaksanakan dengan jelas.

3. Pengembangan bakat segenap anggota organisasi terjamin.

4. Staffing dilaksanakan sesuai prinsip the right man on the right place.

5. Bentuk organisasi ini fleksibel untuk diterapkan.

Keburukannya

 1. Tugas pokok orang-orang sering dinomorduakan.

 2. Proses decesion makin berliku-liku.

 3. Jika pertimbangan tidak terkontrol maka sering menimbulkan nepotism

     spoil­system patronage.

        4. Persaingan tidak sehat antara pejabat yang satu dengan pejabat lainnya

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Organisasi Fungsional dan garis

Organisasi fungsional dan garis adalah bentuk organisasi dimana wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian di bawahnya yang mempunyai keahlian tertentu serta sebagian dilimpahkan kepada pejabat fungsional yang koor­dinasinya tetap diserahkan kepada kepala bagian.

 

Ciri-cirinya adalah sebagai berikut:

1. Tidak tampak adanya pembedaan tugas pokok dan bantuan.

2. Spesialisasi secara praktis pada pejabat fungsional.

3. Pembagian kerja dan wewenang tidak membedakan perbedaan tingkat eselon.

 

Kebaikan organisasi fungsional dan lini adalah :

1. Solodaritas tinggi.

2. Disiplin tinggi.

3. Produktifitas tinggi karena spesialisasi dilaksanakan maksimum.

4. Pekerjaan-pekerjaan yang tidak rutin atau teknis tidak dikerjakan.

 

Keburukannya adalah sebagai berikut:

1. Kurang fleksibel dan tour of duty.

2. Pejabat fungsional akan mengalami kebingungan karena dikoordinasikan oleh lebih

    dari satu orang.

3. Spesialisasi memberikan kejenuhan.

 

5. Organisasi Matrik

Organisasi matrik disebut juga sebagai organisasi manajemen proyek yaitu or­ganisasi di mana penggunaan struktur organisasi menunjukkan di mana para spesialis yang mempunyai ketrampilan di masing-masing bagian dari kegiatan perusahaan dikum­pulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan.

Organisasi matrik digunakan berdasarkan struktur organisasi staf dan lini khususnya di bidang penelitian dan pengembangan.

Organisasi matrik akan menghasilkan wewenang ganda di mana wewenang horison­tal diterima manajer proyek sedangkan wewenang fungsionalnya yaitu sesuai dcngan keahliannya dan tetap akan melekat sampai proyek selesai, karena memang terlihat dalam struktur formalnya. Sebagai akibat anggota organisasi matrik mempunyai dua wewenang, hal ini berarti bahwa dalam melaksanakan kegiatannya para anggotanya juga harus melaporkan kepada dua atasan.

Untuk mengatasi masalah yang mungkin timbul, biasanya manajer proyck diberi jaminan untuk melaksanakan wewenangnya dalam memberikan perintah di mana manajer proyek tersebut akan langsung lapor kepada manajer puncak.

 

Kebaikan organisasi matrik adalah:

Pada fleksibelitas dan kemampuannya dalam memperhatikan masalah-masalah yang khusus maupun persoalan teknis yang unik serta pelaksanaan kegiatan organisasi matrik tidak mengganggu struktur organisasi yang ada.

 

Kelemahannya akan timbul kalau :

Manajer proyek tak bisa mengkoor­dinir berbagai bagian yang berbeda hingga  menghadapi kesulitan dalam mengembangkan team yang terpadu dikarenakan penyimpangan pclaksanaan perintah untuk masing-masing individu.

Untuk mengatasi kesulitan yang mungkin timbul, maka manajer proyek biasanya diberi wewenang khusus yang penting, misalnya: dalam menentukan gaji, mempromosikan atau melakukan perlakuan personalia.

 

 

6. Organisasi komite

Organisasi komite adalah bentuk organisasi di mana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat, yang berupa komite atau dewan atau board dengan pluralistic manajemen.

 

Organisasi komite terdiri dari:

  1. Executive Committe ( Pimpinan komite ).

      yaitu para anggotanya mempunayi wewenang lini.

 2 . Staff Committe

     Yaitu orang-orang yang hanya mempunyai wewenang staf.

 

Kebaikan oraganisasi komite adalah:

1. Pelaksanaan decision making berlangsung baik karena terjadi musyawarah dengan

    pemegang saham maupun dewan.

2. Kepemimpinan yang bersifat otokratis sangat kecil.

3. Dengan adanya tour of duty maka pengembangan karier terjamin.

 

Keburukannya adalah:

1. Proses decesion making sangat lamban.

2. Biaya operasional rutin sangat tinggi.

3. Kalau ada masalah sering kali terjadi penghindaran siapa yang bertanggung jawab.

 

3.2. Perilaku Keorganisasian

Perilaku keorganisasian merupakan pemahaman tentang bagaimana dan mengapa orang berperilaku dalam organisasi kerja, sehingga yang diperhatikan masalah personalia atau karyawan yang bekerja khususnya perilaku mereka dalam bekerja.

 

Perilaku keorganisasian tersebut menyangkut bagaimana seseorang membentuk kelompok kerja, motivasi yang bagaimana yang mendorong karyawan bekerja lebih giat, bagaimana sifat kepemimpinan yang terjadi dan sebagainya.

 

a. Kerja Kelompok

Kerja kelompok akan selalu terjadi dalah perusahaan di mana dalam bagian tertentu yang mempekerjakan banyak orang yang kadang-kadang diantara orang tersebut mem­punyai hobi yang sama, kebutuhan yang sama atau tujuan yang sama dalam bekerja akan membentuk kelompok kerja sendiri diantara beberapa orang tersebut, di mana sebagai anggota kelompok yang dibentuk tersebut antara sesama karyawan akan memberikan dukungan dan koordinasi dalam bekerja sama.

 

b. Motivasi

Menurut Abraham Maslow, motivasi menekankan dua ide yaitu:

 

1.   Orang mempunyai banyak kebutuhan,hanya kebutuhan yang  belum terpenuhi saja yang dapat mempengaruhi perilaku manusia.

2.   Kebutuhan manusia dikelompokkan dalarn hirarki kepentingan.

      Jika satu sudah terpenuhi, maka kebutuhan lain yang tingkatannya lebih tinggi akan muncul dan perlu dipuaskan.

 

Motivasi merupakan dorongan dari dalani diri setiap orang yang menyebabkan seseorang berperilaku seperti yang mereka lakukandan timbul karena belum terpuaskan kebutuhan seseorang terhadap sesuatu yang belum dicapai.

Proses motivasi dapat digambarkan di bawah ini:

 

 

Jenjang kebutuhan menurut A. Maslow :